De manier waarop we werken en samenwerken is gedurende de afgelopen 40 jaar structureel veranderd. Dit zal zich in de toekomst zonder enige twijfel verder gaan ontwikkelen. We zijn tegenwoordig vooral kenniswerkers geworden die onafhankelijk van tijd en plaats online zijn gaan samenwerken. De Covid-19 pandemie heeft het samenwerken vanuit verschillende locaties zelfs noodzakelijk gemaakt. Verplaatsingen en reizen werden noodgedwongen beperkt waardoor we meer online zijn gaan communiceren en vergaderen. Toch zijn we ons werk en het samenwerken nog steeds niet wezenlijk anders gaan organiseren.
De zegen van Covid-19
“Aan ieder nadeel zit een voordeel” zou Johan Cruijff gezegd hebben. Vanaf maart vorig jaar werd Nederland plotseling geconfronteerd met het feit dat we vanuit huis moesten gaan werken en niet zonder meer naar kantoor mochten. Voor sommige mensen was dat een aangename verrassing, voor anderen wat minder. We konden een uurtje langer op bed blijven liggen én het fileprobleem in Nederland leek in één klap opgelost. We bespaarden behoorlijk wat reistijd naar en van ons werk.
So far so good.
Met het op grote schaal “op afstand” werken is het duidelijk geworden dat er iets serieus mis gaat met dat online samenwerken. De resultaten van al ons werk en de productiviteit blijven substantieel achter in vergelijking met het werken op kantoor. Het werk om te werken is fors toegenomen. Wat gaat er nog meer mis en wat kunnen we doen als we toch meer op afstand willen blijven werken? Werken vanuit huis of hybride werken is naar verwachting immers een blijvertje geworden.
Het nieuwe werken
In de tweede helft van de zero’s kwam door de toegenomen beschikbaarheid van bandbreedte op het Internet toepassing van cloud computing op gang. De continue ontwikkeling van softwaretools en de opslag van informatie in de cloud brachten ons daarmee het “nieuwe” werken. Communicatie in beeld en geluid inclusief het delen van informatie was al eerder mogelijk geworden door Skype. Toch bleef het nieuwe werken beperkt tot het werken in het park, de coffeeshop en inderdaad vanuit huis. Maar van echt online samenwerken was er nauwelijks of geen sprake en – eerlijk is eerlijk – het gelijktijdig samenwerken met verschillende mensen in één document was ook niet echt een groot succes. Al wilde Microsoft toen ons anders doen geloven.
Online samenwerken
Uitzonderingen daargelaten zijn er in de afgelopen tien jaar maar weinig partijen gaan nadenken over hoe we het best online zouden moeten samenwerken. Natuurlijk hebben we steeds meer handige softwaretools gekregen. ICT giganten zoals Google kunnen ons precies vertellen hoe we in een succesvol team door mindfulness onze werkdruk onder controle kunnen houden. Software as a service reduceert en beheerst onze ICT kosten , maar hoe dat we het best online kunnen samenwerken? Hoe kan het toch zijn dat we geen doeltreffend antwoord hebben op zo iets elementairs? Samenwerken en werken.
Methodiek en standaardisatie
Samenwerken en werken. Binnen en buiten een organisatie. Onafhankelijk van plaats en tijd. Het moge duidelijk zijn dat dat alles vraagt om afspraken en werkprocedures. Om misverstanden en fouten te voorkomen, om effectief en efficiënt te kunnen samenwerken moet er duidelijkheid en overeenstemming zijn over hoe dat we moeten samenwerken. Er is nood aan een methodiek en aan standaardisatie. Als Jan anders werkt dan Piet dan kun je er vrij zeker van zijn dat er heel veel mis kan gaan.
De ISO, de International Standards Organization, is verantwoordelijk voor een veelheid aan normen voor een groot aantal belangrijke zaken. Voorbeelden daarvan zijn kwaliteitsbeheer, milieubeheer, energiebeheer, gezondheids- en veiligheidsnormen , voedselveiligheid en IT bewaking. Maar vreemd genoeg zijn er geen gestandaardiseerde normen voor zulke belangrijke zaken als werk- en kennisbeheer. Wél is er op 1 maart 2017 de ISO 44.000 norm “Principles for successful collaborative business relationship management” gepubliceerd. Deze standaard geeft echter alleen richtlijnen voor de implementatie van een organisatiestructuur om tot een samenwerking van twee of meer organisaties te kunnen komen. Het zegt helemaal niets over de wijze waarop het samen werken op zich gerealiseerd moet worden.
Netwerkorganisatie
Medio 2010 begonnen wij, een aantal Internet ondernemers van het eerste uur, ons af te vragen hoe je het best kon samenwerken in een netwerkorganisatie. Hoe dat je dat vanuit verschillende locaties kon doen. Onder de projectnaam Conciglio werd in relatief korte tijd een allereerste opzet voor een methodiek ontworpen die online samenwerking op projecten mogelijk moest maken. Een functioneel ontwerp voor een samenwerkingsplatform werd gemaakt maar door beperkte financiering werd het platform nooit helemaal afgebouwd. Het bleek ook niet nodig te zijn.
In Silicon Valley waren Dustin Moskovitz en Justin Rosenstein aan hetzelfde idee gaan werken. Moskovitz, medeoprichter van Facebook, had die onderneming in 2008 verlaten uit onvrede over de manier waarop er werd samengewerkt in software ontwikkeling. Het moest anders en hij kon als kersverse miljardair de nieuwe ontwikkelingen niet alleen uit eigen middelen betalen, hij werd daarenboven ook nog eens voorzien van het nodige durfkapitaal.
De eerste bèta versie van Asana kwam in november 2011 op de markt en wij zijn vanaf dat moment zeer enthousiaste gebruikers geworden. De focus werd verlegd van alleen projectmanagement naar algeheel werkmanagement. Een belangrijk aspect voor inzichten in meer algemene standaardisatie.
Met het Asana platform kunnen allerhande werkzaamheden voor iedere vorm van organisatie optimaal worden geconfigureerd. Het biedt de individuele gebruiker een compleet overzicht over al zijn activiteiten. Asana heeft daarmee individueel taakbeheer in netwerken met een efficiënte online samenwerking technisch mogelijk gemaakt. Vandaag bevat het platform heel veel functionaliteiten maar er is zeker geen sprake van een duidelijke werkmethodiek of standaardisatie. Jan en Piet kunnen doen waar ze zin in hebben.
Conciglio
De ontwikkeling van het Conciglio gedachtegoed heeft nooit stilgestaan. Er is in de afgelopen 10 jaar veel geëxperimenteerd met verschillende organisatievormen en projecten. Er is wat dat betreft heel veel geleerd. Het heeft geleid tot de ontwikkeling van een filosofie én een methodiek die nu effectief en efficiënt online samenwerken mogelijk maakt. De primaire basis wordt daarbij gevormd door individueel taakbeheer en is geïnspireerd door GTD, Getting Things Done, van David Allen. Het online samenwerken kan doordat iedereen op het platform activiteiten en projecten kan initiëren en wel of niet kan delen met anderen op verschillende niveaus. De Conciglio methodiek standaardiseert individueel taakbeheer en het online samenwerken in én tussen organisaties. Het waarborgt de hoogst mogelijke productiviteit zonder overbelasting van teams of medewerkers. Het voorkomt stress en burn-out.
Met de ontwikkeling en recente nieuwe inzichten in Conciglio kennisbeheer (PKM) wordt integratie met Conciglio werkbeheer mogelijk gemaakt. Dat betekent “denken en doen” vanuit één eigen omgeving op je PC en van waaruit je ook nog eens optimaal kunt samenwerken met anderen.
You have to work hard to get your thinking clean to make it simple. But it’s worth it in the end because once you get there, you can move mountains. _Steve Jobs_
In de komende weken zal ik geïnspireerd door bovenstaande uitspraak van Steve Jobs het Conciglio gedachtegoed en de ervaringen van de afgelopen 10 jaar in mijn blogs gaan delen. Ik ben daarbij heel erg nieuwsgiering hoe jij als lezer, manager of ondernemer, het thuiswerken in de afgelopen anderhalf jaar ervaren hebt. Wat de belangrijkste problemen zijn geweest en hoe daarmee is om gegaan. Ik zal dan in mijn blogs daar (anoniem) de nodige aandacht aan besteden.
Vragen, terugkoppeling of reacties kunnen altijd worden toegestuurd via het onderstaande Asana formulier. Alle reacties worden zo voor mij automatisch zichtbaar als een taak zonder dat ik überhaupt mijn email hoef na te kijken. Antwoord wordt zo te allen tijde gegarandeerd! Probeer het maar en bedenk hoe handig dit is! 😊
