Hoe maak je van remote werken een permanent succes.

Remote werken is sinds de coronapandemie niet meer weg te denken, ook nu we terug naar kantoor kunnen. Nu er in Nederland bovendien een wetsvoorstel op tafel ligt om het recht op remote werk uit te breiden, is het tijd om de impact van thuiswerk op je bedrijf grondig te bekijken. Hier lees je hoe je een effectief succesvol thuiswerkbeleid kunt maken voor al je medewerkers.

Recent keurde de Tweede Kamer een wetsvoorstel goed waarmee het recht op remote werken aanzienlijk uitgebreid zou worden. De Eerste Kamer moet daarover nog stemmen, maar de invoering ervan lijkt waarschijnlijk. De wet zou verzoeken tot remote werken gelijkstellen aan verzoeken tot aanpassing van werktijd of arbeidsduur: een werkgever mag het verzoek alleen weigeren om gegronde redenen, bijvoorbeeld dat het werk niet veilig op afstand uitgevoerd kan worden. 

Wet of geen wet, Nederlanders ervaren de mogelijkheid tot thuiswerk als belangrijk. In een recent onderzoek was Nederland de koploper op het vlak van respondenten die remote willen kunnen werken. Bovendien verwachtten veel respondenten dat deze mogelijkheid tot remote werk ook gepaard zou gaan met financiële ondersteuning van de werkgever om het thuiskantoor in te richten. Kortom: Nederlanders hebben hoge verwachtingen van werkgevers op vlak van flexibiliteit en remote werk. Wil je de beste medewerkers binnenhalen én bijhouden, dan is het als werkgever van groot belang om effectief in te spelen op deze wens. 

Remote werken: (niet) voor iedereen?

De coronacrisis heeft helder gemaakt dat remote werken voor veel bedrijven en functies mogelijk is, vaak zelfs zonder negatieve effecten op de workflow. De impact op medewerkers is echter een ander verhaal. Sommige medewerkers vinden het heerlijk om ongestoord en comfortabel vanuit huis te kunnen werken; anderen missen de sociale interactie met collega’s, of hebben geen geschikte plek om ongestoord te werken. Dat maakt het lastig voor werkgevers om een effectief beleid voor remote werk in te voeren: er is immers geen ‘one size fits all’ aanpak mogelijk.

Wil je remote werken op een effectieve en permanente manier implementeren in je organisatie, dan is het belangrijk om een duidelijk beleid te vormen dat zowel grenzen aangeeft als genoeg flexibiliteit inhoudt. Hoe begin je daaraan? Hieronder geven we de essentiële stappen mee die noodzakelijk zijn om jouw visie voor thuiswerk vorm te geven.

Stap 1: bepaal wat mogelijk is

Remote werk kan in veel gevallen, maar het is niet altijd mogelijk of praktisch. Waar ligt de uiterste grens? Bepaal voor iedere afdeling en iedere positie in welke mate remote werken mogelijk is, en ook in welke mate je het wenselijk vindt. Is er een groot verschil tussen beide? Bestudeer waarom dat het geval is. Heb je een goede reden, of gaat het eerder om een veronderstelling die bij nader inzien onterecht is? 

Veel werkgevers hebben last van een zogenaamde ‘proximity bias’: het idee dat werknemers die fysiek aanwezig zijn meer betrokken zijn en beter werk leveren. Onderzoek als werkgever eerlijk je eigen vooroordelen en probeer de situatie zo objectief mogelijk te schetsen. Dat doe je niet alleen: consulteer zeker de managers van iedere afdeling en vraag ook aan je werknemers zelf naar hun mening. Zo krijg je een beter beeld van wat praktisch haalbaar is.

Stap 2: zet de mogelijkheden om in richtlijnen

Nu je bepaald hebt wat er kan, is het belangrijk om deze bevindingen om te zetten in richtlijnen voor je medewerkers. Daarbij is het nodig om een gulden middenweg vinden tussen duidelijkheid en flexibiliteit. Duidelijkheid, want anders kan je beleid de verkeerde verwachtingen creëren. Maar ook flexibiliteit, want omstandigheden zijn anders voor iedereen en kunnen ook veranderen in de loop der tijd. Het belangrijkst is dat je de bedrijfsvisie over remote werken duidelijk uitlegt en onderbouwt.

Vergeet ook verdere details niet: geef bijvoorbeeld aan welke financiële ondersteuning het bedrijf biedt voor thuiswerk en of schermen beschikbaar gesteld worden. Bepaal ook of medewerkers alleen van huis uit mogen werken, of ook op andere locaties, zoals op openbare plaatsen of in het buitenland. Heb je medewerkers die graag remote willen werken, maar daarvoor de nodige rust of ruimte thuis niet hebben? Probeer proactief samen tot een oplossing te komen. Je medewerkers zullen zich ondersteund voelen, wat alleen maar positieve effecten heeft op de productiviteit. 

Stap 3: evalueer regelmatig

Een beleid opstellen betekent niet dat dit beleid onwrikbaar moet zijn. Evalueer geregeld of je medewerkers tevreden zijn en moedig feedback aan. Hoe meer inzicht je hebt in de leefwereld van je medewerkers, hoe beter je je aanpak daaraan kunt aanpassen – of uitleggen waarom dat niet mogelijk is. Zo voelen je medewerkers zich gehoord, zelfs als het beleid niet honderd procent is wat ze zouden willen. 

Stap 4: begin bij recruitment

Wil je dat er een goede match is tussen jouw werkcultuur en de verwachtingen van je medewerkers, begin dan bij het begin. Maak in je vacature al duidelijk wat de mogelijkheden voor remote werk zijn, en bespreek dit ook zeker met kandidaten tijdens het sollicitatiegesprek. Op die manier verspil je noch je eigen tijd noch die van de kandidaat. Publiceer je een vacature voor een functie die grotendeels of helemaal remote kan? Voorzie dan de optie om het gesprek virtueel te voeren, zo blijf je consistent met je eigen beleid.

Een robuust thuiswerkbeleid in je organisatie zorgt voor meer tevredenheid bij medewerkers en draagt zo bij tot een beter behoud van je medewerkers. Het is dus de moeite waard om te investeren in remote werk: zo blijft talent en waardevolle kennis langer binnen je organisatie, en zijn je medewerkers bovendien productiever.